Standard Operating Procedures (SOP)

Standard Operating  Procedures  (SOP)

▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️

မနေ့က ညီမတစ်ယောက်က Online ကနေ HR နဲ့ 

ပတ်သတ်တဲ့ SOP ( Standard Operating  Procedures )  နဲ့ ပတ်သတ်တာလေး  မေးလို့ သိသလောက် အနှစ်ချုပ်ကလေး ပြောပြလိုက်ပါတယ်။

❗SOP ဆိုတာဘာလဲ ? 

❗ဘာတွေပါဝင်သင့်သလဲ  ? 

❗ဘာကြောင့် ရေးဆွဲကျသလဲ ? 

အားနည်းချက် အားသာချက်တွေကို လည်း လေ့လာမိသလောက် တင်ပြချင်လို့ပါ။  

တကယ်တမ်း ကျတော့ SOP ဆိုတာ လုပ်ငန်းတွေအတွက်  အရေးကြီးတဲ့ လိုအပ်ချက်တစ်ခုပါ။  SOP ကို လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေ လုပ်ဆောင်တဲ့အခါ သတ်မှတ် ထားတဲ့    စံသတ်မှတ်ချက် လုပ်ငန်းစဉ် အသေးစိတ်လို့ မှတ်ထားလို့ရပါတယ်။ 

လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်တဲ့အခါ လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင်ပုံအဆင့်ဆင့် (Process ) တွေကို  စံချိန်စံနှုန်းတစ်ခုအနေနဲ့ သတ်မှတ်ပြီး စုပေါင်းထားတာကို Procedures လို့သတ်မှတ်ပါတယ်။ Procedures တွေကို စုပေါင်း သတ်မှတ်ထားပြီး မိမိသွားချင်တဲ့ အဖွဲ့အစည်းရဲ့ လမ်းကြောင်းကို ပုံဖော်ဆောင်ရွက်ဖို့ ရေးဆွဲတဲ့ အရာတွေကို Policy လို့ သတ်မှတ်ပါတယ်။ 

လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတစ်ခုနဲ့တစ်ခု SOP သတ်မှတ်ပုံချင်းမတူညီကြပါဘူး ၊ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေ ကွာခြားသွားတာကြောင့်ပဲဖြစ်ဖြစ် ၊အဖွဲ့အစည်းရဲ့ ရည်ရွယ်ချက် ကြောင့်ပဲဖြစ်ဖြစ် SOP တွေ မတူညီကြပါဘူး ။ 

SOP ကို ဘာကြောင့်ဆွဲသလဲဆိုရင် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတစ်ခုက  ဆောင်ရွက်ချက်တစ်ခု ၊ လုပ်ဆောင်ချက် တစ်ခု  ကို စတင်ဆောင်ရွက်တဲ့အခါ   ဝန်ထမ်းတစ်ဦး တစ်ယောက်ချင်းဖြစ်စေ ၊ အများစုဖြစ်စေ ဆောင်ရွက်     ရတာ ရှိပါတယ် ၊ ဒါကို အားလုံး တစ်ပြေးညီ ဆောင်ရွက်နိုင်အောင် ၊ နောက်လူရောက်လာရင် ပဲဖြစ်ဖြစ် အစားထိုးလုပ်ဆောင်ရတာပဲဖြစ်ဖြစ်   ပုံစံတစ်ခုတည်း ဆောင်ရွက်နိုင်အောင် သတ်မှတ်ထားတာပါ။

 ဥပမာ - စက်တစ်ခုတပ်ဆင်မယ် ဆိုပါစို့ ၊ 

မည်သည့်အစိတ်အပိုင်းကို အရင်ဆုံးကိုင်တွယ်ရမယ် ၊ပြီးရင် ဘယ်အပိုင်းကို စတင်တပ်ဆင်ရမယ် ဆိုတာမျိုးက စနစ်တကျ သတ်မှတ်ထားတဲ့ SOP ပါ ။ ကိုယ်မရှိသည်ဖြစ်စေ   လုပ်လက်စ တန်းလန်းကို နောက်လူဆက်လုပ်ရသည်ဖြစ်စေ  ဘယ်အဆင့်ကို ရောက်နေပြီဆိုတာ သိယုံနဲ့ ဆက်လက် ဆောင်ရွက်နိုင်မှာ ဖြစ်သလို လူတိုင်းကလည်း တူညီတဲ့ ဆောင်ရွက်ချက်တွေနဲ့ ဆောင်ရွက်နိုင်မှာပါ ။ 

အချိန်ကုန် သက်သာ ပြီး လွယ်ကူလျင်မြန်စေမယ့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေ လိုချင်တာကြောင့် ရေးဆွဲရတာပါ။မိမိက အလုပ်အသစ်ကိုရောက်လို့ သက်ဆိုင်တဲ့ ဌာနလုပ်ငန်းစဉ်တွေကို သေချာမသိရင် မရှင်းလင်းရင် SOP တွေကို ကြည့်ရှပြီး လိုအပ်သလို ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ မတူညီတဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေတိုင်းလည်း  တူညီအောင် သတ်မှတ်ထားတာပါ။ 

HR တွေအတွက်လည်း SOP တွေရှိပါတယ်  ၊ Recruitment , Training , C&B အစရှိတာတွေ အတွက်လည်း SOP သတ်မှတ်ထားပါတယ်။ ဝန်ထမ်းရွေးချယ်ရေး လုပ်ငန်းစဉ်ကို ဘယ်လိုဆောင်ရွက်ရမလဲ ၊ ရွေးချယ်ရာတွင် အသုံးပြုရမယ့် ဖောင်ပုံစံ သတ်မှတ်ချက်တွေ ၊ ရွေးချယ်ရန် နည်းလမ်းများ (စာတွေ ၊လက်တွေ့) ၊ မှတ်တမ်းများ စာရွက်စာတမ်း များ စစ်ဆေးပုံ အစရှိတာတွေကို တစ်ဆင့်ချင်း ဆီ အသေးစိတ် ရေးသွင်းထားရတာဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ချို့လုပ်ငန်းတွေမှာ ရုပ်ပုံကားချပ် (Flow Chart)  တွေပါ ထည့်သွင်းရေးဆွဲထားပြီး ရှင်းလင်းမြင်သာမယ့်   SOP မျိုးကို ပြင်ဆင်ထားတာရှိပါတယ်။

SOP  ရေးရင် ဘာတွေပါဝင်မလဲဆိုတာလည်း

လေ့လာမိသလောက်တင်ပြချင်ပါတယ်။ ဒါတွေကတော့

1.Objective  (ရည်ရွယ်ချက်များ)

ဘာကြောင့် ရေးဆွဲရတယ် ဆိုတဲ့ အပိုင်းကို အစပိုင်းမှာ ထည့်သွင်းထားပါတယ်။ အငြင်းပွားမှုတွေ ၊ကွဲလွဲမှုတွေ လျော့နည်းစေပြီး တူညီတဲ့ အရည်အသွေးလုပ်ဆောင်ချက်များကို  ရရှိစေဖို့က အဓိက ပါပဲ ။

2.Scope (ပါဝင်ပတ်သက်သူများ ) 

ဒီလို သတ်မှတ်ထားတဲ့ SOP ထဲမှာ ဘယ်သူတွေ ပါဝင်သလဲ ၊ ပါဝင်ဆောင်ရွက်ရမယ့်သူတွေက ဘယ်သူတွေလဲ ဆိုတာကို သတ်မှတ်ချက် ပါဝင်ရမှာပါ ။ ဝန်ထမ်းအားလုံးနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တွေဆိုရင် အားလုံးပါဝင်ရမှာ ဖြစ်ပြီး ဌာနအလိုက် သက်ဆိုင်တဲ့ SOP တွေမှာ  သက်ဆိုင်ရာဝန်ထမ်းများက လိုက်နာဆောင်ရွက်ရမှာပါ။ 

ဥပမာ - ဝန်ထမ်းတွေအားလုံး လိုက်နာရမယ့်  ကျန်းမာရေးဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက် များအတွက် ဆိုရင် Scope မှာ ဝန်ထမ်းအားလုံး (All Staff ) အစရှိသည်ဖြင့် သတ်မှတ်ထားရမှာပါ။ ဌာနအလိုက်သက်ဆိုင်တဲ့ SOP တွေမှာ ဆိုရင် သက်ဆိုင်ရာဌာန များကို ထည့်သွင်း ရေးဆွဲထားရပါမယ် ။ တစ်ချို့ SOP တွေမှာ ဌာနမတူ ပဲ Position အလိုက် သက်ဆိုင်တဲ့ ဝန်ထမ်းတွေရှိရင်လည်း ဖော်ပြရမှာပါ ။ အဓိက ကတော့ ပါဝင်  ဆောင်ရွက်ရမယ့် သူတွေကို အတိအကျ ဖော်ပြနိုင်ဖို့ပါ။  

3.Terms and Definition  (  ဖော်ပြချက်များနဲ့ အဓိပ္ပါယ်ဖွင့်ဆိုချက်များ)

ဥပဒေ စကားအရ ပြောရင် ဒါက စကားစုတွေကို အနက်ဖွင့်ထားတာပါ။ ဘာကြောင့်လည်း ဆိုတော့ Scope မှာ သက်ဆိုင်ရာ ဌာန (၂) (၃) ခုဖြစ်လာခဲ့ရင်  ဌာနတွင်း မတူညီတဲ့ အခေါ်အဝေါ်တွေအပေါ်မှာ အငြင်းမပွား အောင်ရယ် ၊အတိုကောက် ရေးသားချက်တွေ အပေါ် ရှင်းလင်းပြတ်သားအောင်ပဲဖြစ်ပါတယ်။

4.Procedures Details  ( ဆောင်ရွက်ချက် အသေးစိတ်)

ဒီအပိုင်းမှာ SOP  စရေးရမယ့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက် အဆင့်ဆင့်ပါလာပါပြီ ။ အပေါ်က ရေးခဲ့တဲ့ အဆင့် တွေကို (1)(2)(3)(4) ခေါင်းစဉ်တပ်ပြီးရေးရင်  ခေါင်းစဉ် (4) ရဲ့အခွဲက (4.1 )ပါ။ စစချင်း ပထမတစ်ကြောင်း   ကိုတော့  (4.1 ) နဲ့စရေးပါတယ် ။

5. Role and Duty

လုပ်ငန်းစဉ်အဆင့်တိုင်းအတွက်ဆောင်ရွက်ရမယ့်သူများနဲတာဝန်များကိုခွဲခြားဖော်ပြခြင်း

နမူနာပုံစံပါ။

1.Objective  (ရည်ရွယ်ချက်များ)

++++++++++

2.Scope (ပါဝင်ပတ်သက်သူများ )

++++++++++

3.Terms and Definition  (  ဖော်ပြချက်များနဲ့ အဓိပ္ပါယ်ဖွင့်ဆိုချက်များ)

++++++++++

4.Procedures Details  ( ဆောင်ရွက်ချက် အသေးစိတ်)

 (4.1) ++++++++

 (4.2) ++++++++  

5.Role and Duty

-Manager (ဆောင်ရွက်ချက်)

-Officer (ဆောင်ရွက်ချက်)

အစရှိသည်ဖြင့် မိမိဆောင်ရွက်မယ့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက် အသေးစိတ်ကို ထည့်သွင်းရေးသားရမှာပါ။ Functions တစ်ခုချင်းစီအလိုက်လည်း ခွဲခြား ရေးသားလို့ရပါတယ်။ ဝန်ထမ်းသစ်ရွေးချယ်ခြင်း ၊ ဝန်ထမ်းအတည်ပြုခန့်အပ်ခြင်း ၊ အစမ်းခန့်ဝန်ထမ်းများ သတ်မှတ်ခြင်း အစရှိ သည်ဖြင့်  ဝန်ထမ်းရွေးချယ်ခန့်အပ်ခြင်းဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းစဉ်အတွက်  Functions တွေ ခွဲခြား ရေးသား ထား လို့ လည်းရပါတယ်။ 

SOP ရဲ့ အားသာချက်ကတော့ အနှစ်ချုပ်ပြောရရင် -လုပ်ငန်းစဉ်သတ်မှတ်ချက်တွေ ရှိတာကြောင့် လူတိုင်းက ပုံစံတူညီစွာလုပ်ကိုင်နိုင်ကြပါတယ်။ 

လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက် အဆင့်ဆင့် သတ်မှတ်ထားတဲ့အတွက် အမှား အယွင်း  Error တွေရှိရင်လည်း  တစ်ဆင့်ချင်းစီ တစ်ချက်ချင်းစီကိုပြန်လည်စစ်ဆေး ပြင်ဆင်လို့ရပါတယ်။ နောက်ပြီး Audit လည်း လုပ်ရတာ လွယ်ပါတယ်။ ဘယ်အပိုင်းက အားနည်းနေ တယ်ဆိုတာကိုလည်း လွဲမှားသွားတဲ့ အချက်တွေအရ ထင်ရှားစွာ မြင်တွေ့နိုင်ပါတယ်။ SOP ရဲ့ အကျိုးရလာဒ်တွေအတွက် တွေ့မြင်နိုင် တာကတော့ -

🔹Reduced learning curve/training time for new employees  

ဝန်ထမ်းအသစ်တွေအတွက်  လေ့လာသင်ယူမှု အချိန်ကာလကို လျော့ချနိုင်ပါတယ်။ ကိုယ်က SOP သတ်မှတ် ထား  တဲ့အတွက် လေ့လာသင်ယူမှု အချိန်မကြာစေပဲ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်တဲ့အခါ မှာ ပိုမိုလျင်မြန်စွာ တိုးတတ် ဖြစ်ထွန်းစေနိုင်ပါတယ်။

🔹Standardized processes

စံချိန်စံညွန်းမီ လုပ်ငန်းစဉ်များအဖြစ် ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးချင်းစီအလိုက် လုပ်ဆောင် ပေမဲ့လည်း သတ်မှတ်ချက်များအတိုင်း ဆောင်ရွက်ရတာဖြစ်လို့ အားလုံးက သတ်မှတ်ထားတဲ့ စံသတ်မှတ်ချက် များ  အတိုင်း လိုက်ပါဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။

🔹Delegating jobs

တာဝန်ခွဲဝေမှု အပိုင်းအတွက်လည်း  ကောင်းမွန်ပါတယ်။ ဘယ်သူက ဆောင်ရွက်ရမယ့်အပိုင်းဖြစ်တယ် ဆိုတာ ကို သတ်မှတ်ထားတာဖြစ်တဲ့အတွက် လုပ်ဆောင်ရာမှာ အဆင်ပြေစေနိုင်ပါတယ်။ 

🔹Quality Control

အရည်အသွေးပိုင်းကို ထိန်းချုပ်ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ စံနှုန်းသတ်မှတ်ထားတဲ့ အတွက် ဖြစ်စဉ် တစ်ခုချင်းစီ အတိုင်းအတွက် အရည်အသွေးပိုင်းမှာ အားနည်းချက်တွေကို ထင်ရှားစွာမြင်နိုင်တာကြောင့် Quality Control ပိုင်းလည်း ကောင်းမွန်စေနိုင်မှာပါ။

SOP ရဲ့ အားနည်းချက်တစ်ချို့လည်း ရှိပါတယ် ။ တစ်ချို့ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်ချက်တွေမှာ အဆင့်ဆင့် သတ်မှတ်ထားတဲ့  အတွက် လက်တွေ့ အမှတ်မထင်ဖြစ်ပေါ်လာတဲ့  ပြသာနာရပ်တွေကို ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းရာမှာ  အစီအစဉ်တကျလုပ်လို့မရနိုင်တဲ့ အခြေအနေတွေဖြစ်လာတတ်ပါတယ်။နောက်တစ်ခုကဝန်ထမ်းတိုင်း နားမလည် နိုင်တာတွေ ၊ မသိရှိတာတွေလည်း ရှိတာကြောင့်  လိုက်ပါဆောင်ရွက်မှု အားနည်တာတွေဖြစ်လာတတ်ပါတယ်။ 

ဘာကြောင့်ပဲဖြစ်ဖြစ် SOP (Standard Operating  Procedures ) ဆိုတာ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတိုင်းအတွက် ရှိကိုရှိသင့်တဲ့အရာတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းတွေလုပ်ဆောင်တဲ့အခါ သတ်မှတ်ထားတဲ့ စံနှုန်းသတ်မှတ်ချက်များ အတိုင်း အဆင့်ဆင့် ဆောင်ရွက်နိုင်ရင် တိကျတဲ့ ထုတ်ကုန် ၊ဝန်ဆောင်မှုတစ်ခုဖြစ်စေနိုင်မှာမို့ စနစ်တကျ

 ရေးဆွဲသင့်ပါကြောင်း အကြံပြုလိုက်ပါရစေ…………

ထိန်လင်းကျော် (HR)

(Zawgyi) 

 Standard Operating  Procedures  (SOP)

▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️▪️

မေန႔က ညီမတစ္ေယာက္က Online ကေန HR နဲ႔ 

ပတ္သတ္တဲ့ SOP ( Standard Operating  Procedures )  နဲ႔ ပတ္သတ္တာေလး  ေမးလို့ သိသေလာက္ အႏွစ္ခ်ဳပ္ကေလး ေျပာျပလိုက္ပါတယ္။

❗SOP ဆိုတာဘာလဲ ? 

❗ဘာေတြပါ၀င္သင့္သလဲ  ? 

❗ဘာေၾကာင့္ ေရးဆြဲက်သလဲ ? 

အားနည္းခ်က္ အားသာခ်က္ေတြကို လည္း ေလ့လာမိသေလာက္ တင္ျပခ်င္လို့ပါ။  

တကယ္တမ္း က်ေတာ့့ SOP ဆိုတာ လုပ္ငန္းေတြအတြက္  အေရးႀကီးတဲ့ လိုအပ္ခ်က္တစ္ခုပါ။  SOP ကို လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ေတြ လုပ္ေဆာင္တဲ့အခါ သတ္မွတ္ ထားတဲ့    စံသတ္မွတ္ခ်က္ လုပ္ငန္းစဥ္ အေသးစိတ္လို့ မွတ္ထားလို့ရပါတယ္။ 

လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္တဲ့အခါ လုပ္ငန္းလုပ္ေဆာင္ပုံအဆင့္ဆင့္ (Process ) ေတြကို  စံခ်ိန္စံႏွုန္းတစ္ခုအေနနဲ႔ သတ္မွတ္ၿပီး စုေပါင္းထားတာကို Procedures လို့သတ္မွတ္ပါတယ္။ Procedures ေတြကို စုေပါင္း သတ္မွတ္ထားၿပီး မိမိသြားခ်င္တဲ့ အဖြဲ႕အစည္းရဲ့ လမ္းေၾကာင္းကို ပုံေဖာ္ေဆာင္ရြက္ဖို့ ေရးဆြဲတဲ့ အရာေတြကို Policy လို့ သတ္မွတ္ပါတယ္။ 

လုပ္ငန္းအဖြဲ႕အစည္းတစ္ခုနဲ႔တစ္ခု SOP သတ္မွတ္ပုံခ်င္းမတူညီၾကပါဘူး ၊ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ေတြ ကြာျခားသြားတာေၾကာင့္ပဲျဖစ္ျဖစ္ ၊အဖြဲ႕အစည္းရဲ့ ရည္ရြယ္ခ်က္ ေၾကာင့္ပဲျဖစ္ျဖစ္ SOP ေတြ မတူညီၾကပါဘူး ။ 

SOP ကို ဘာေၾကာင့္ဆြဲသလဲဆိုရင္ လုပ္ငန္းအဖြဲ႕အစည္းတစ္ခုက  ေဆာင္ရြက္ခ်က္တစ္ခု ၊ လုပ္ေဆာင္ခ်က္ တစ္ခု  ကို စတင္ေဆာင္ရြက္တဲ့အခါ   ၀န္ထမ္းတစ္ဦး တစ္ေယာက္ခ်င္းျဖစ္ေစ ၊ အမ်ားစုျဖစ္ေစ ေဆာင္ရြက္     ရတာ ရွိပါတယ္ ၊ ဒါကို အားလုံး တစ္ေျပးညီ ေဆာင္ရြက္နိုင္ေအာင္ ၊ ေနာက္လူေရာက္လာရင္ ပဲျဖစ္ျဖစ္ အစားထိုးလုပ္ေဆာင္ရတာပဲျဖစ္ျဖစ္   ပုံစံတစ္ခုတည္း ေဆာင္ရြက္နိုင္ေအာင္ သတ္မွတ္ထားတာပါ။

 ဥပမာ - စက္တစ္ခုတပ္ဆင္မယ္ ဆိုပါစို့ ၊ 

မည္သည့္အစိတ္အပိုင္းကို အရင္ဆုံးကိုင္တြယ္ရမယ္ ၊ၿပီးရင္ ဘယ္အပိုင္းကို စတင္တပ္ဆင္ရမယ္ ဆိုတာမ်ိဳးက စနစ္တက် သတ္မွတ္ထားတဲ့ SOP ပါ ။ ကိုယ္မရွိသည္ျဖစ္ေစ   လုပ္လက္စ တန္းလန္းကို ေနာက္လူဆက္လုပ္ရသည္ျဖစ္ေစ  ဘယ္အဆင့္ကို ေရာက္ေနၿပီဆိုတာ သိယုံနဲ႔ ဆက္လက္ ေဆာင္ရြက္နိုင္မွာ ျဖစ္သလို လူတိုင္းကလည္း တူညီတဲ့ ေဆာင္ရြက္ခ်က္ေတြနဲ႔ ေဆာင္ရြက္နိုင္မွာပါ ။ 

အခ်ိန္ကုန္ သက္သာ ၿပီး လြယ္ကူလ်င္ျမန္ေစမယ့္ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ေတြ လိုခ်င္တာေၾကာင့္ ေရးဆြဲရတာပါ။မိမိက အလုပ္အသစ္ကိုေရာက္လို့ သက္ဆိုင္တဲ့ ဌာနလုပ္ငန္းစဥ္ေတြကို ေသခ်ာမသိရင္ မရွင္းလင္းရင္ SOP ေတြကို ၾကည့္ရွၿပီး လိုအပ္သလို ေဆာင္ရြက္နိုင္ပါတယ္။ မတူညီတဲ့ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ေတြတိုင္းလည္း  တူညီေအာင္ သတ္မွတ္ထားတာပါ။ 

HR ေတြအတြက္လည္း SOP ေတြရွိပါတယ္  ၊ Recruitment , Training , C&B အစရွိတာေတြ အတြက္လည္း SOP သတ္မွတ္ထားပါတယ္။ ၀န္ထမ္းေရြးခ်ယ္ေရး လုပ္ငန္းစဥ္ကို ဘယ္လိုေဆာင္ရြက္ရမလဲ ၊ ေရြးခ်ယ္ရာတြင္ အသုံးျပဳရမယ့္ ေဖာင္ပုံစံ သတ္မွတ္ခ်က္ေတြ ၊ ေရြးခ်ယ္ရန္ နည္းလမ္းမ်ား (စာေတြ ၊လက္ေတြ႕) ၊ မွတ္တမ္းမ်ား စာရြက္စာတမ္း မ်ား စစ္ေဆးပုံ အစရွိတာေတြကို တစ္ဆင့္ခ်င္း ဆီ အေသးစိတ္ ေရးသြင္းထားရတာျဖစ္ပါတယ္။ တစ္ခ်ိဳ့လုပ္ငန္းေတြမွာ ႐ုပ္ပုံကားခ်ပ္ (Flow Chart)  ေတြပါ ထည့္သြင္းေရးဆြဲထားၿပီး ရွင္းလင္းျမင္သာမယ့္   SOP မ်ိဳးကို ျပင္ဆင္ထားတာရွိပါတယ္။

SOP  ေရးရင္ ဘာေတြပါ၀င္မလဲဆိုတာလည္း

ေလ့လာမိသေလာက္တင္ျပခ်င္ပါတယ္။ ဒါေတြကေတာ့

1.Objective  (ရည္ရြယ္ခ်က္မ်ား)

ဘာေၾကာင့္ ေရးဆြဲရတယ္ ဆိုတဲ့ အပိုင္းကို အစပိုင္းမွာ ထည့္သြင္းထားပါတယ္။ အျငင္းပြားမွုေတြ ၊ကြဲလြဲမွုေတြ ေလ်ာ့နည္းေစၿပီး တူညီတဲ့ အရည္အေသြးလုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ားကို  ရရွိေစဖို့က အဓိက ပါပဲ ။

2.Scope (ပါ၀င္ပတ္သက္သူမ်ား ) 

ဒီလို သတ္မွတ္ထားတဲ့ SOP ထဲမွာ ဘယ္သူေတြ ပါ၀င္သလဲ ၊ ပါ၀င္ေဆာင္ရြက္ရမယ့္သူေတြက ဘယ္သူေတြလဲ ဆိုတာကို သတ္မွတ္ခ်က္ ပါ၀င္ရမွာပါ ။ ၀န္ထမ္းအားလုံးနဲ႔သက္ဆိုင္တဲ့ လုပ္ငန္းစဥ္ေတြဆိုရင္ အားလုံးပါ၀င္ရမွာ ျဖစ္ၿပီး ဌာနအလိုက္ သက္ဆိုင္တဲ့ SOP ေတြမွာ  သက္ဆိုင္ရာ၀န္ထမ္းမ်ားက လိုက္နာေဆာင္ရြက္ရမွာပါ။ 

ဥပမာ - ၀န္ထမ္းေတြအားလုံး လိုက္နာရမယ့္  က်န္းမာေရးဆိုင္ရာ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ မ်ားအတြက္ ဆိုရင္ Scope မွာ ၀န္ထမ္းအားလုံး (All Staff ) အစရွိသည္ျဖင့္ သတ္မွတ္ထားရမွာပါ။ ဌာနအလိုက္သက္ဆိုင္တဲ့ SOP ေတြမွာ ဆိုရင္ သက္ဆိုင္ရာဌာန မ်ားကို ထည့္သြင္း ေရးဆြဲထားရပါမယ္ ။ တစ္ခ်ိဳ့ SOP ေတြမွာ ဌာနမတူ ပဲ Position အလိုက္ သက္ဆိုင္တဲ့ ၀န္ထမ္းေတြရွိရင္လည္း ေဖာ္ျပရမွာပါ ။ အဓိက ကေတာ့ ပါ၀င္  ေဆာင္ရြက္ရမယ့္ သူေတြကို အတိအက် ေဖာ္ျပနိုင္ဖို့ပါ။  

3.Terms and Definition  (  ေဖာ္ျပခ်က္မ်ားနဲ႔ အဓိပၸါယ္ဖြင့္ဆိုခ်က္မ်ား)

ဥပေဒ စကားအရ ေျပာရင္ ဒါက စကားစုေတြကို အနက္ဖြင့္ထားတာပါ။ ဘာေၾကာင့္လည္း ဆိုေတာ့ Scope မွာ သက္ဆိုင္ရာ ဌာန (၂) (၃) ခုျဖစ္လာခဲ့ရင္  ဌာနတြင္း မတူညီတဲ့ အေခၚအေဝၚေတြအေပၚမွာ အျငင္းမပြား ေအာင္ရယ္ ၊အတိုေကာက္ ေရးသားခ်က္ေတြ အေပၚ ရွင္းလင္းျပတ္သားေအာင္ပဲျဖစ္ပါတယ္။

4.Procedures Details  ( ေဆာင္ရြက္ခ်က္ အေသးစိတ္)

ဒီအပိုင္းမွာ SOP  စေရးရမယ့္ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ အဆင့္ဆင့္ပါလာပါၿပီ ။ အေပၚက ေရးခဲ့တဲ့ အဆင့္ ေတြကို (1)(2)(3)(4) ေခါင္းစဥ္တပ္ၿပီးေရးရင္  ေခါင္းစဥ္ (4) ရဲ့အခြဲက (4.1 )ပါ။ စစခ်င္း ပထမတစ္ေၾကာင္း   ကိုေတာ့  (4.1 ) နဲ႔စေရးပါတယ္ ။

5. Role and Duty

လုပ္ငန္းစဥ္အဆင့္တိုင္းအတြက္ေဆာင္ရြက္ရမယ့္သူမ်ားနဲတာဝန္မ်ားကိုခြဲျခားေဖာ္ျပျခင္း

နမူနာပုံစံပါ။

1.Objective  (ရည္ရြယ္ခ်က္မ်ား)

++++++++++

2.Scope (ပါ၀င္ပတ္သက္သူမ်ား )

++++++++++

3.Terms and Definition  (  ေဖာ္ျပခ်က္မ်ားနဲ႔ အဓိပၸါယ္ဖြင့္ဆိုခ်က္မ်ား)

++++++++++

4.Procedures Details  ( ေဆာင္ရြက္ခ်က္ အေသးစိတ္)

 (4.1) ++++++++

 (4.2) ++++++++  

5.Role and Duty

-Manager (ေဆာင္ရြက္ခ်က္)

-Officer (ေဆာင္ရြက္ခ်က္)

အစရွိသည္ျဖင့္ မိမိေဆာင္ရြက္မယ့္ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ အေသးစိတ္ကို ထည့္သြင္းေရးသားရမွာပါ။ Functions တစ္ခုခ်င္းစီအလိုက္လည္း ခြဲျခား ေရးသားလို့ရပါတယ္။ ၀န္ထမ္းသစ္ေရြးခ်ယ္ျခင္း ၊ ၀န္ထမ္းအတည္ျပဳခန္႔အပ္ျခင္း ၊ အစမ္းခန္႔၀န္ထမ္းမ်ား သတ္မွတ္ျခင္း အစရွိ သည္ျဖင့္  ၀န္ထမ္းေရြးခ်ယ္ခန္႔အပ္ျခင္းဆိုင္ရာ လုပ္ငန္းစဥ္အတြက္  Functions ေတြ ခြဲျခား ေရးသား ထား လို့ လည္းရပါတယ္။ 

SOP ရဲ့ အားသာခ်က္ကေတာ့ အႏွစ္ခ်ဳပ္ေျပာရရင္ -လုပ္ငန္းစဥ္သတ္မွတ္ခ်က္ေတြ ရွိတာေၾကာင့္ လူတိုင္းက ပုံစံတူညီစြာလုပ္ကိုင္နိုင္ၾကပါတယ္။ 

လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ အဆင့့္ဆင့္ သတ္မွတ္ထားတဲ့အတြက္ အမွား အယြင္း  Error ေတြရွိရင္လည္း  တစ္ဆင့္ခ်င္းစီ တစ္ခ်က္ခ်င္းစီကိုျပန္လည္စစ္ေဆး ျပင္ဆင္လို့ရပါတယ္။ ေနာက္ၿပီး Audit လည္း လုပ္ရတာ လြယ္ပါတယ္။ ဘယ္အပိုင္းက အားနည္းေန တယ္ဆိုတာကိုလည္း လြဲမွားသြားတဲ့ အခ်က္ေတြအရ ထင္ရွားစြာ ျမင္ေတြ႕နိုင္ပါတယ္။ SOP ရဲ့ အက်ိဳးရလာဒ္ေတြအတြက္ ေတြ႕ျမင္နိုင္ တာကေတာ့ -

🔹Reduced learning curve/training time for new employees  

၀န္ထမ္းအသစ္ေတြအတြက္  ေလ့လာသင္ယူမွု အခ်ိန္ကာလကို ေလ်ာ့ခ်နိုင္ပါတယ္။ ကိုယ္က SOP သတ္မွတ္ ထား  တဲ့အတြက္ ေလ့လာသင္ယူမွု အခ်ိန္မၾကာေစပဲ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္တဲ့အခါ မွာ ပိုမိုလ်င္ျမန္စြာ တိုးတတ္ ျဖစ္ထြန္းေစနိုင္ပါတယ္။

🔹Standardized processes

စံခ်ိန္စံညြန္းမီ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားအျဖစ္ ေဆာင္ရြက္နိုင္ပါတယ္။ ၀န္ထမ္းတစ္ဦးခ်င္းစီအလိုက္ လုပ္ေဆာင္ ေပမဲ့လည္း သတ္မွတ္ခ်က္မ်ားအတိုင္း ေဆာင္ရြက္ရတာျဖစ္လို့ အားလုံးက သတ္မွတ္ထားတဲ့ စံသတ္မွတ္ခ်က္ မ်ား  အတိုင္း လိုက္ပါေဆာင္ရြက္နိုင္ပါတယ္။

🔹Delegating jobs

တာ၀န္ခြဲေဝမွု အပိုင္းအတြက္လည္း  ေကာင္းမြန္ပါတယ္။ ဘယ္သူက ေဆာင္ရြက္ရမယ့္အပိုင္းျဖစ္တယ္ ဆိုတာ ကို သတ္မွတ္ထားတာျဖစ္တဲ့အတြက္ လုပ္ေဆာင္ရာမွာ အဆင္ေျပေစနိုင္ပါတယ္။ 

🔹Quality Control

အရည္အေသြးပိုင္းကို ထိန္းခ်ဳပ္ေဆာင္ရြက္နိုင္ပါတယ္။ စံႏွုန္းသတ္မွတ္ထားတဲ့ အတြက္ ျဖစ္စဥ္ တစ္ခုခ်င္းစီ အတိုင္းအတြက္ အရည္အေသြးပိုင္းမွာ အားနည္းခ်က္ေတြကို ထင္ရွားစြာျမင္နိုင္တာေၾကာင့္ Quality Control ပိုင္းလည္း ေကာင္းမြန္ေစနိုင္မွာပါ။

SOP ရဲ့ အားနည္းခ်က္တစ္ခ်ိဳ့လည္း ရွိပါတယ္ ။ တစ္ခ်ိဳ့ လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ခ်က္ေတြမွာ အဆင့္ဆင့္ သတ္မွတ္ထားတဲ့  အတြက္ လက္ေတြ႕ အမွတ္မထင္ျဖစ္ေပၚလာတဲ့  ျပသာနာရပ္ေတြကို ကိုင္တြယ္ေျဖရွင္းရာမွာ  အစီအစဥ္တက်လုပ္လို့မရနိုင္တဲ့ အေျခအေနေတြျဖစ္လာတတ္ပါတယ္။ေနာက္တစ္ခုက၀န္ထမ္းတိုင္း နားမလည္ နိုင္တာေတြ ၊ မသိရွိတာေတြလည္း ရွိတာေၾကာင့္  လိုက္ပါေဆာင္ရြက္မွု အားနည္တာေတြျဖစ္လာတတ္ပါတယ္။ 

ဘာေၾကာင့္ပဲျဖစ္ျဖစ္ SOP (Standard Operating  Procedures ) ဆိုတာ လုပ္ငန္းအဖြဲ႕အစည္းတိုင္းအတြက္ ရွိကိုရွိသင့္တဲ့အရာတစ္ခုျဖစ္ပါတယ္။ လုပ္ငန္းေတြလုပ္ေဆာင္တဲ့အခါ သတ္မွတ္ထားတဲ့ စံႏွုန္းသတ္မွတ္ခ်က္မ်ား အတိုင္း အဆင့္ဆင့္ ေဆာင္ရြက္နိုင္ရင္ တိက်တဲ့ ထုတ္ကုန္ ၊၀န္ေဆာင္မွုတစ္ခုျဖစ္ေစနိုင္မွာမို့ စနစ္တက်

 ေရးဆြဲသင့္ပါေၾကာင္း အႀကံျပဳလိုက္ပါရေစ…………

ထိန္လင္းေက်ာ္ (HR)