❗️❗️❗️HR တိုင္းအတြက္ မသိမျဖစ္ HR Matrices

Htain Lin Kyaw (HR)

လုပ္ငန္းေတြမွာ HR ဌာန ေတြဖြဲ႕စည္းျပီး လူ႕စြမ္းအားအရင္းအျမစ္ကို အေကာင္းဆံုး စီမံခန္႔ခြဲလာ ၾကတာေတြ႕ရတယ္ ။  ၀န္ထမ္းေတြအတြက္  မရွိမျဖစ္လိုအပ္တဲ႔အရာျဖစ္တဲ႔ HR ဌာန တစ္ခုျဖစ္ဖို႕ တည္ေဆာက္ လာၾကတာ ကို ေတြ႕ရပါတယ္ ။ လုပ္ငန္းတစ္ခု စတင္ျပီဆိုတာနဲ႕ ကၽြဲကူးေရပါ ျဖစ္လာတဲ႔ ၀န္ထမ္းေရးရာ ကိစၥေတြအတြက္ မွန္ကန္တဲ႔  စီမံခန္႔ခြဲမႈ ေတြကို လုပ္ႏို္င္ဖို႕ လိုပါတယ္၊ ဒီလို ေဆာင္ရြက္ႏိုင္ဖို႕ မိမိအဖြဲ႕အစည္း အတြင္းမွာ ဘာေတြျဖစ္ေနျပီလဲ ဆိုတာကို သိရွိထားဖို႕ လိုအပ္ပါတယ္ ။

ဒါေၾကာင္႔ လုပ္ငန္းတိုင္းသိထားသင့္တဲ႔ HR Matrices ေတြကို မွ်ေ၀ေပးခ်င္ပါတယ္ ။

 ကနဦးအေနနဲ႕ HR Matrices ဆိုတာ အရင္ဆံုး ရွင္းလင္းတင္ျပခ်င္ပါတယ္ ။ နားလည္အလြယ္ဆံုး ေျပာရရင္ မိမိ အဖြဲ႕အစည္းေတြထဲမွာ ဘာေတြျဖစ္ေနလဲ ဆိုတာကို သိရွိႏိုင္ျပီး ဘာေတြ ေရွ႕ဆက္ အေကာင္ အထည္ေဖာ္ရမယ္ ၊   ခ်မွတ္ထားတဲ႔ အဖြဲ႕အစည္းရဲ႕ မူလရည္ရြယ္ခ်က္ေတြကို ေသြဖယ္မသြားေအာင္ လို႕ ဘာေတြ ဆက္ျပီး ေဆာင္ရြက္သင့္သလဲ ?  Organization ရဲ႕ Current Condition ကို သိရွိေစမယ့္ အခ်က္ေတြပဲျဖစ္ပါတယ္ ။

အလြယ္ဆံုးဥပမာ ေပးရရင္ -  ၀န္ထမ္းထြက္ႏႈန္း ဘယ္ေလာက္ရွိေနမလဲ  ၊ ၀န္ထမ္းေတြ အထြက္မ်ားေနရင္ ဘာေၾကာင့္လဲ ဆိုတာက စလို႕ ၊ အဖြဲအစညး္အတြင္းက ျပင္ဆင္သင့္တာေတြကို ျပင္ဆင္ႏုိင္ေစဖို႕ေဆာင္ရြက္ရတာပါ ။

ဒါေၾကာင္႔ HR Matrices ေတြက ရတဲ႔ အခ်က္အလက္ ေဒတာ ေတြကို ခြဲျခမ္းစိတ္ျဖာျပီး ဘာေတြ ခ်မွတ္အေကာင္အထည္ေဖာ္သင့္သလဲ ဆိုတာကို ဆံုးျဖတ္လို႕ရပါတယ္ ။  ဒီလို တိုင္းတာတဲ႔ ေနရာမွာလည္း မိမိ အဖြဲ႕အစည္းေပၚ မူတည္ တိုုင္းတာ ခ်က္ေတြ ကြဲလြဲႏိုင္တာေၾကာင့္ လုပ္ငန္းတိုင္းအတြက္ လိုအပ္တဲ႔ HR Matrices (၉) မ်ိဳး ကို ဒီေဆာင္းပါးကေန တင္ျပ ခ်င္ပါတယ္ ။

1. Satisfaction rate : (the percent of employees who are satisfied with job conditions)

ဒီအလုပ္အေပၚမွာ ၀န္ထမ္းေတြအေနနဲ႕ ဘယ္ေလာက္ ထိ ေက်နပ္သေဘာက်ေၾကာင္းကို သိရွိထားျခင္းဟာ သင့္အတြက္ အားသာခ်က္ တစ္ခုျဖစ္ပါတယ္ ၊ ဆန္႔က်င့္ဘက္ေတြရင္ သူတို႕ ဘယ္အရာေတြကို သေဘာ မက်ဘူးလည္းဆိုတာပါ သိေစႏိုင္တာေၾကာင့္ Satisfaction rate က အေရးၾကီးတဲ႔ HR Matrices တစ္ခုအေနနဲ႕ပါ၀င္ပါတယ္ ။

2. Absence rate: (The number of days absent in month/average number of employees during the month x number of working days)

၀န္ထမ္းေတြ အလုပ္တအားပ်က္ေနရင္ေတာ့ သင့္အဖြဲ႕အစည္းအတြက္ စိတ္မခ်မ္းေျမ႕စရာျဖစ္ပါလိမ္႔မယ္ ၊ ဒါေၾကာင့္လည္း သင့္၀န္ထမ္းေတြရဲ အလုပ္ပ်က္ႏႈန္းကို သိေစဖို႕ Absence rate ကိုလည္း သိထားရမွာ ျဖစ္ပါတယ္ ။ မၾကာခဏ အလုပ္ပ်က္ႏႈန္းေတြမ်ားလာတာကို ဘာေၾကာင့္လဲ ဆိုတာ ကိုင္တြယ္ေျဖရွင္းဖို႕ ဒါက လည္း သိထားရမယ့္အခ်က္ပါ ။ ( အေပၚက နည္းအတိုင္း သင္ကိုယ္တိုင္  Absence rate ကို တြက္ၾကည္႔ လို႕ရပါတယ္)

3. Turnover – (Number of employees leaving jobs in 12 months/average number of employees during 12 months)

မျဖစ္မေနပါ၀င္လာတာက Turnover ပါ ၊ ဒါကလည္း မိမိအဖြဲ႕အစည္းအတြက္ သင့္ ၀န္ထမ္းေတြကို ဘယ္လို ေရရွည္ထိန္းသိမ္းႏိုင္မလဲ ဆိုတာကို သိေစမယ့္အခ်က္ပါ ။  Turnover Rate တအားမ်ားေနတာေတြ ၊ နည္းလြန္းေနတာေတြကလည္း ေကာင္းတဲ႔ အေျခအေန တစ္ခုမဟုတ္ပါဘူး ၊ သတ္မွတ္ထားတဲ႔ ၀န္ထမ္းထြက္ႏႈန္းနဲ႕ အနီးစပ္ဆံုးအေျခအေန တစ္ခု ရွိေနမယ္ဆိုရင္ေတာ့ ပံုမွန္ေလာက္ပါပဲ ။ဒါေၾကာင့္ သင္သိထားသင့္တဲ႔ HR Matrices  တစ္ခုက Turnover  Rate ပဲျဖစ္ပါတယ္ ။

4. Cost per hire (total cost of hiring/the number of new hires)

၀န္ထမ္းတစ္ေယာက္ခန္႔တဲ႔အခါ ကုန္က်မယ့္ ကုန္က်စရိတ္ကို သင္႔အေနနဲ႕ မျဖစ္မေန သိသင့္ပါတယ္ ၊ ၀န္ထမ္းရွာေဖြေရး အတြက္ ကုန္က်တာေတြ ၊ ေလ့က်င့္သင္ၾကားေပးရတာေတြ ၊ လစာနဲ႕ အျခားေထာက္ပံ႔မႈေတြကို လည္း သိရွိေစမွာျဖစ္တဲ႔အတြက္ ဒီအခ်က္ကို လည္း သိရွိထား သင့္ပါတယ္ ။ (တြက္နည္းကေတာ့ အေပၚမွာ ျပထားတဲ႔ အတုိင္းပါ)

5. Yield ratio: % of applicants that went to the next stage of recruiting process

၀န္ထမ္းေရြးခ်ယ္ေရး လုပ္တဲ႔အခါ မိမိ အသံုးျပဳေနတဲ႔ သက္ဆုိင္ရာ Recruitment Channel ေတြ မွာ ဘယ္ေလာက္ထိေရာက္မႈ ရွိသလဲ သိရွိဖို႕လိုပါတယ္ ၊ ဒါေၾကာင့္ ဒီ Yield Ratio ကို အသံုးျပဳျခင္းအားျဖင့္ သိႏိုင္ပါတယ္ ။   ၀န္ထမ္းေရြးခ်ယ္ေရးမွာ အစပိုင္း အလုပ္ေလွ်ာက္ထားသူ ကေန ခန္႔အပ္တဲ႔အဆင့္ဆင့္အထိ ေရာက္ရွိလာတဲ႔ လူဦးေရကို အခ်ိဳးက် တြက္ခ်က္ျခင္းျဖစ္ပါတယ္ ။( ဥပမာ - အလုပ္ေလွ်ာက္ထားသူ (၁၀၀) မွာ ေနာက္ဆံုးအလုပ္ခန္႔အပ္ျခင္းခံရသူ အျဖစ္ (၁၀) ေယာက္ ရရွိတယ္ ဆိုရင္  10:1 အျဖစ္တြက္ခ်က္ရတာပါ ။ ၾကားက အဆင့္အလိုက္တြက္ခ်က္မယ္ဆိုရင္လည္း အလုပ္ခန္႔အပ္ဖို႕ ကမ္းလွမ္းတာ (၁၀) ေယာက္ရွိျပီး ကမ္းလွမ္းတာကို လက္ခံသူ (၅) ေယာက္ရွိရင္ (၂:၁)  လို႕ သတ္မွတ္ပါတယ္။ ဒါက မိမိအဖြဲ႕အစည္းအတြက္ ထိေရာက္တဲ႔ Recruitment Channel ေရြးခ်ယ္ရာမွာ Effective ျဖစ္ေစပါတယ္ ။

6. HR to staff ratio: Number of employees/ number of HR team members.

မိမိအဖြဲ႕အစညး္အတြင္းရွိေနတဲ႔ ၀န္ထမ္းအေရအတြက္နဲ႕ HR ဌာနမွာ တာ၀န္ထမ္းေဆာင္ေနတဲဲ႔ ၀န္ထမ္းအေရအတြက္ အခ်ိဳးအစားမွ်တ ဖို႕လည္း လိုပါတယ္ ။ဒါမွသာလည္း ၀န္ထမ္းေရးရာ ကိစၥေတြကို ျပည္႔ျပည္႔၀၀  ကိုင္တြယ္ႏိုင္မွာျဖစ္ပါတယ္ ။ ဒီေနရာမွာတစ္ခု ထည့္သြင္းစဥ္းစားရမွာက လုပ္ငန္း တာ၀န္ယူ ေနရတဲ႔ Function ေတြပါ ၊  HR Functions ေတြ အကုန္နီးပါးလုပ္ေဆာင္ေနရရင္ေတာ့ ဒီအခ်ိဳးအတိုင္း တြက္ခ်က္သင့္ေပးမဲ႔ ၊ မိမိက လုပ္ငန္းေသးတယ္ ၊  HR Functions အားလံုးနီးပါး မလုပ္ရ ေသးတဲ႔ လုပ္ငန္းေတြ အတြက္ေတာ့ စဥ္းစားသင္႔ပါတယ္ ။

7. Revenue per employee: Revenue/number of employees total

၀န္ထမ္းတစ္ေယာက္အေနနဲ႕ အျမတ္ေတြ ဘယ္ေလာက္ ရွာေဖြေပးႏိုင္မယ္လို႕ သင္ထင္ပါသလဲ ? သင္ကိုယ္တိုင္ေကာ သိခ်င္ပါတယ္ ဆိုရင္ေတာ့ အေပၚကတြက္နည္းနဲ႕ တြက္ၾကည္႔လို႕ရပါတယ္ ။ သင့္လုပ္ငန္းရဲ႕ အျမတ္ေတြကို သင္၀န္ထမ္းဦးေရ စုစုေပါင္းနဲ႕စားလိုက္ပါ ။ ဒါက ၀န္ထမ္းတစ္ဦးခ်င္းစီအလိုက္ ထုတ္လုပ္ရွာေဖြေပးႏိုင္တဲ႔ ပမဏာ ပဲျဖစ္ပါတယ္ ။ သင္စိတ္၀င္စားတယ္ဆိုရင္ သိသင့္တဲ႔ အခ်က္ပါ ။

8. Performance and potential (the 9-box grid)

၀န္ထမ္းတစ္ေယာက္ခ်င္းစီရဲ႕ Performance and Potential ကို သိဖို႕က အဖြဲ႕အစည္းအတြက္ မျဖစ္မေန သိရွိရမယ့္အရာပါ ။ ဒါကို 9 Box talent Matrices လို႕လည္း ေခၚပါတယ္။ မိမိ အဖြဲ႕အစည္းအတြက္ အေရးၾကီးတဲ႔ အရည္အခ်င္းရွိသူေတြ  ၊ အလားအလာ ရွိသူေတြကို ရွာေဖြ ေဖာ္ထုတ္တာပဲျဖစ္ပါတယ္ ။
အရင္ဆံုး အေျခခံ  Factor  ႏွစ္ခုသတ္မွတ္ထားရပါမယ္။ ဒါကေတာ့ Performance and Potential ပါ ဒီလို သတ္မွတ္ျပီးရင္ေတာ့   Matrix  (၉) ကြက္ပါတဲ႔ ဇယားကို ခ်ရပါတယ္ ။

ဒီလိုဆိုရင္ေတာ့   X,Y ၀င္ရိုးခ်ျပီး Performance and Potential ကို တစ္ဖက္စီ အတိုင္းခ်ေပးလိုက္ရင္ ရသြားပါလိမ့္မယ္ ။potential ကိုေတာ့  High , Moderate , Limited ဆိုျပီး သံုးဆင့္သတ္မွတ္ထားရပါမယ္။  Performance ကိုလည္း  High, good ,poor ဆိုျပီး သံုးဆင့္သတ္မွတ္ရပါတယ္ ။ ဒီလို အဆင့္ဆင့္သတ္မွတ္ျပီးရင္ေတာ့ ပံုမွာပါတဲ႔အတိုင္း အကြက္ ကိုးကြက္နဲ႕ အနည္းအမ်ားအလိုက္ အဆင့္ဆင့္ ထြက္လာပါလိမ့္မယ္ ။ ဒီအဆင့္ကိုေရာက္ဖို႕အတြက္ ၀န္ထမ္းေတြကို တစ္ဦးခ်င္းစီအလိုက္ အကဲျဖတ္တာေတြ ၊ သူတို႕ရဲ႕  Performance and Potential ကုိ

မိမိအဖြဲ႕အစည္းရဲဲ႕ Goals  ကို မူတည္ျပီးအကဲျဖတ္ရမွာျဖစ္ပါတယ္ ။ ဒီမွာ တစ္ခ်က္ ၾကည့္ရမွာက သူတို႕ကို တိုင္းတာမယ့္ Performance and Potential ေတြမွာ ဘာေတြပါ၀င္မလဲဆိုတာကို ေသခ်ာစြာ တိုင္းတာ သတ္မွတ္ေပးရမွာျဖစ္ပါတယ္ ။ အဲ႕လို သတ္မွတ္ထားတဲ႔ အခ်က္ေတြ မရွိရင္ ေသခ်ာစြာ အကဲျဖတ္ႏိုင္ဖို႕ လည္းခက္ခဲပါတယ္ ။

9. Average Performance Rating (Total of all Performance Ratings/ Number of employees who received a Performance Rating) x 100

စြမ္းေဆာင္ရည္နဲ႕ သက္ဆုိင္တဲ႔အရာက အဖြဲဲ႕အစည္းေတြအတြက္ အေရးၾကီးဆံုးအခ်က္လို႕ ဆိုႏိုင္ပါတယ္ ။ ဒီေတာ့ မိမိ၀န္ထမ္းေတြရဲ႕ စြမ္းေဆာင္ရည္ဘယ္ေလာက္ရွိသလဲ ဆိုတာကို သိဖို႕ လိုပါတယ္ ။ တစ္ႏွစ္ပတ္လံုး ျပဳလုပ္လာတဲ႔   စြမ္းေဆာင္ရည္ရလာဒ္ေတြေကာင္းမြန္ျခင္းရွိမရွိ သိရွိေစဖို႕ အထက္ပါအတုိင္း တြက္ခ်က္ ၾကည္႔္လို႕ ရႏိုင္ ပါတယ္ ။

အခုတင္ျပေပးခဲ႔တဲ႔ HR Matrices ေတြက ေန တစ္ဆင့္ရရွိလာတဲ႔ အခ်က္အလက္ေတြကို ေလ့လာရမွာျဖစ္ျပီး ဒီအခ်က္ေတြက ကိန္းဂဏန္းေတြသာျဖစ္ပါတယ္ ၊ ဒီကိန္းဂဏန္းေတြကို အဓိပၸါယ္ဖြင့္ဆိုရမွာျဖစ္ျပီး ကိုယ္ဘာဆက္လုပ္သင့္သလဲ ဆိုတာကို ဆံုးျဖတ္ႏိုင္ပါတယ္ ။

Finance ပိုင္းနဲ႕ ေျပာရရင္ သင့္လုပ္ငန္းက ရံွးေနလား၊ ျမတ္ေနလား  ဆိုတာကို  သိေစမယ့္ ကိန္းဂဏန္းေတြကို ၾကည္႔ျပီး လုပ္ငန္းရဲ႕ အေျခအေနကို သိေစႏိုင္မယ့္ သေဘာပဲျဖစ္ပါတယ္ ။

ဒါေၾကာင့္ သင္လုပ္ငန္းအတြက္ အေရးပါေစမယ့္ HR Matrices ေတြကို အသံုးျပဳျပီး အဖြဲ႕အစည္းကို အေကာင္းဆံုး ဦးေဆာင္ႏို္င္ပါေစ ……

ထိန္လင္းေက်ာ္  (HR)

Ref :   :   Erik van Vulpen is founder of Analytics in HR (AIHR).
Advanced Analytics: Using Data to Drive HR Excellence -
SHRM HR Metrics HR Metrics (based on Functional Areas)
https://www.lanteria.com/news/10-key-hr-metrics-every-company-needs-know