SOP_ဘယ်လိုရေးမလဲ

 SOP_ဘယ်လိုရေးမလဲ

ကုမ္မဏီအများစုမှာ အဖွဲ့အစည်းအတွင်း ဌာနတွင်း၊ ဌာနချင်း လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်မှုများ ဆောင်ရွက်ရာတွင် တာဝန်ယူ၊ တာဝန်ခံမှု ရှင်းလင်းစေရန်၊ အငြင်းပွားမှုလျော့နည်းစေရန်၊ လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင်မှုလျင်မြန်လာစေရန်၊ အမှား နည်းလာစေရန်နှင့် ကုန််စည်၊ ဝန်ဆောင်မှုများကို အရည်အသွေးကောင်းမွန်စွာ ထုတ်လုပ်ရောင်းချနို်င်ရန် စသဖြင့် ရည်ရွယ်ချက်ပေါင်းများစွာနှင့် SOPကို ရေးဆွဲ အသုံးပြုလာကြပါတယ်။ နိုင်ငံတကာနှင့် ဆက်သွယ်ဆောင်ရွက်မှုများ ရှိလာသည်နှင့် အညီ ISO စံချိ်န်စံညွှန်း သတ်မှတ်ချက်များ ပြည့်မီအောင် ဆောင်ရွက်ခြင်း အလေ့ဟာလည်း ထင်ရှားလာပါတယ်။ ISOနှင့်အတူ SOPကလည်း တွဲပါ လာပါတယ်။

SOP ဆိုတာ Standard Operating Procedure စံသတ်မှတ်ထားသော လုပ်ထုံးလုပ်နည်းလို့ မြန်မာမှုပြုနိုင်ပါမယ်။  စကားလုံးတွေကို လုံးကောက်ယူရာမှာ အနှစ်သာရနှဲ့ ဝေါဟာရ သေချာ ခွဲခြား နားလည်ဖို့အရေးကြီးပါတယ်။ ဝေါဟာရအရ Standard ကို စံ/ စံသတ်မှတ်ထားသော လို့ဆိုကြပါမယ်။

သုတေသနစာစောင်တွေမှာ
Standard means  Required / Mandatory  လို့ ဆိုပါတယ်။
Operating means  Routine / Repeated  လို့ ဆိုပါတယ််။
Procedure means  Steps / Sequence  လို့ ဆိုပါတယ်။

ဒါကြောင့် SOP = Required Routine Steps လို့ နားလည်ရပါမယ်။

အနှစ်သာကဘာလဲ။ ဥပမာ ထမင်းချက်မယ်ဆိုပါစို့။ ဘယ်သူက ဘယ်နေရာ ဘယ်အချိန်မှာ ဘယ်အရာတွေ( လျှပ်စစ်၊ ထင်း၊ ဆန်၊ အိုး၊ရေ----)စတာတွေကို အသုံးပြုပြီး ဘယ်လိုချက်မယ်။ ဘာကြောင့် ချက်တာဖြစ်တယ်။ ထမင်းဟာ မမာရဘူး ၊ မပျော့ရဘူး ရလဒ်စံချိန်စံညွှန်းတွေပါ တွဲပါတတ်ပါတယ်။ 

ထမင်းချက်မယ်ဆို ချက်မယ့်သူက ဆုံးဖြတ်ချက် ချခွင့်ရှိသူ/ တာဝန်ယူထားသူ ဆို  ထမင်းအိုးထဲမှာ အရင်ချက်ထားတဲ့ ထမင်းကျန်၊မကျန် စစ်ဆေးပါမယ်။ ထမင်းလက်ကျန် ကျန်နေရင် မိသားစုဦးရေနှင့် ချိန်ဆပြီး လိုအပ်မယ့် ဆန်ပမာဏယူပြီး ချက်မယ်။ မကျန်ရင် ဘယ်လောက်ချက်မယ်။  ဆုံးဖြတ်ပြီး တန််းပြီး ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။ အဲလိုအဟုတ်ဘူးဆို ဆုံးဖြတ်ခွင့်ရှိသူထံ တင်ပြပြီး ဘယ်လောက်ထပ်ချက်ရမယ် အတည်ပြုချက် တောင်းခံရပါမယ်။ အတည်ပြုချက်ရပြီဆို လျှပ်စစ်/ ထင်း ၊ ပေါင်းအိုး၊ ရေစသည့် လိုအပ်သည့် ပစ္စည်းကိရိများ ရှိ၊ မရှိ၊ ကောင်း၊ မကောင်းကြည့်ရပါမယ်။ လျှပ်စစ်မီးပျက်နေတယ်။ ဘယ်လိုလုပ်မယ်။ အိုကေ လက်နက်ကိရိယာအကုန်စုံပြီးဆို ပေါင်းအိုးထဲကို သတ်မှတ် ဆန်ပမာဏထည့်မယ်။ ပြီးရင် ရေဆေးမယ်။ ဘယ်နှစ်ကြိမ်ဆေးမယ်။ ဆန်ထဲမှာ ဆန်ပိုးလေးတွေ ပါနေရင် ဘယ်လိုကင်းစင်အောင်လုပ်မယ်။ ပြီးရင် ဆန်ပမာဏနှင့် ချိန်ဆပြီး လိုအပ်တဲ့ ရေပမာဏထည့်မယ်။ ပေါင်းအိုးမှာ ရေတွေ ရှိနေရင် သုတ်ရမယ်။ ပြီးရင် တည်ဖို့ပြင်မယ်။ မီးခလုတ်ဖွင့်မယ်။ ပေါင်းအိုး ခလုတ်နှိပ်မယ်။ လိုအပ်ရင် ဆူပွက်လာရင် မွှေမယ်။ မမွှေဘူး။ ထမင်းကျက်လို့ ပေါင်းအိုးခလုတ်တက်လာရင် လျှပ်စစ်မီးခလုတ်ပြန်ပိတ်မယ်။ ထမင်းအိုးကို ချွေးမကျအောင် အဖုံးလေးကို ခါမယ်။ ပြီးရင် ထမင်း မာ၊ ပျော့ စစ်ကြည့်မယ်။ တစ်ခုရှိသေးတာက ထမင်းပူပူလေး ဟင်းပူပူလေးနဲ့ စားကောင်းအောင် ထမင်းချက်ချိန် timingယူဖို့ ဟင်းချက်တဲ့အဖွဲ့နဲ့ ဆွေးနွေးအုံးမလား၊၊
စသဖြင့် စသဖြင့် taskတွေကို ဆောင်ရွက်မယ့် Intstructionအသေးစိတ်ပါဝင်အောင် ရေးပါတယ်။

တချိို့က SOPခေါင်းစဉ်တပ် အကျဉ်းချုံးရေးကြပါတယ်။ Work Instruction အသေးစိတ်ရေးပြီး SOP ထဲမှာ ပြန်ညွှန်းတတ်ကြပါတယ်။ တစ်ကျောင်းတစ်ဂါထာ၊ တဈရှာတဈပုဒျဆနျးမို့  ပြည့်စုံဖို့ပါပဲ။  အဲလိုရေးရာမှာ အဆင့်တွေကို မြင်သာအောင် Instruction တွေကို  Work Flowအလိုက် သိသာထင်ရှားလွယ်ကူစေရန် အစဉ်လိုက် အုပ်စုလေးတွေ ဖွဲ့လိုက်ပါမယ်။ ဥပမာ ထမင်းချက်ရန် ခွင့်ပြုချက်တောင်းခံခြင်း၊ ထမင်းချက်ရန် ပြင်ဆင်ခြင်း၊ ထမင်းချက်ခြင်း၊ ချက်ထားသော ထမင်းအား ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်း စသဖြင့် ပေါ့။ အဲအုပ်စုလေးတွေအောက်မှာ ဘယ်Instruction ပါတယ် အသေးစိတ်ရေးပေါ့။ ဥပမာပေးတာပါ။ ဆိုလိုရင်းက SOPရဲ့ အနှစ်သာရကို မြင်ဖို့ပါ။ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုလုံးအတွက် ၊ ဌာနတစ်ခုလုံးအတွက် SOPဘယ်လိုရေးမယ်ဆို ဆက်လက်လေ့လာကြပါမယ်။

SOPရေးတဲ့နေရာမှာ ပါဝင်သူတွေကို စဉ်းစားကြပါမယ်။ နံပါတ်တစ်က SOPတွေကို အဖွဲ့အစည်းအတွက် လိုလိုလားလား ရှိစေချင်တဲ့ ၊ အရေးကြီးတဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တွေ ချပေးမယ့် Top Management ရဲ့ Philosophyက အင်မတန် အရေးကြီးပါတယ်။

အဲဒါပြီးရင် ဇာတ်လိုက်နှစ်မျိုးက
(၁) ဌာနအလိုက် သက်ဆိုင်ရာ Subject Matter Expert တွေ(ှSales , Marketing, Finance, 
      Supply Chain, HR , ----) ၊ 

(၂) SOP Technical Writer ပါ၊။

Subject Matter Expertကတော့ ရှင်းတယ်။ SOP Technical Writerက ဘာလို့လိုတာလဲ။ သူက ဘာတွေ သိရ၊ လုပ်တတ်ရမှာလဲ။ Subject Matter Expert တချို့က SOPရေးရမယ့် နည်းလမ်းတွေကို သိချင်မှ သိနိုင်ပါမယ်။ သူတို့ကို SOPဆိုတာ ဘာ ၊ ဘယ်လိုရေးရမယ် လမ်းညွှန်အသိပေးမယ့် သူလိုလာလို့ Technical Writer ပါလာတာပါ။ Technical Wirter က အဖွဲ့အစည်းရဲ့ Business Flow ကို သိရမယ်။ ဌာနတွေရဲ့ Flowကို Subject Matter Expertတွေလောက် အသေးစိတ်မသိပေမယ့် General လောက်သိထားရမယ်။ အဲဒါမှ လိုအပ်တာတွေ ကူညီနို်င်မယ်။ Subject Matter Expert တိုင်းက SOPဆိုတာ ဘာလဲနားလည်ပြီး ရေးတတ်ရင်တော့ Technical Writer မလိုပါဘူး။ ဒါပေမယ့် အတိုးအရှည်မညီတတ်တဲ့ လက်ချောင်းတွေပမာ Subject Matter Expertတချို့က SOPရေးနည်းအသေးစိတ်ကို မသိနိုင်တာကြောင့် Technical Writerရဲ့ အခန်းကဏ္ဍပါလာပါတယ်။

ရေးနည်းအဆင့်ဆင့်က သိပ်မခက်တော့ပါဘူး။ SOP Project ကို ဦးဆောင်သူဟာ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုလုံးရဲ့ Business Flow ကို သိရပါမယ်။ Contextကို ကြေညက်ရပါမယ်။ အဲကမှ Business Function( Sales, Marketing, Procurement, Warehouse, HR, Finance,-----)  တွေ စဉ်းစားမယ်။

Business Function အလိုက် Business Processတွေကို စဉ်းစားမယ်။ အဲနေရာမှာ Subject Matter Expertတွေရဲ့ အခန်းကဏ္ဍက အရေးပါလာပါတယ်။ ကိုယ်လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်နေတဲ့ Business Functionမှာ ဘယ် Business Process တွေ လုပ်ကိုင်နေရလဲ၊ ပိုကောင်းအောင် ဘယ်Processတွေ ဖြည့်ရမလဲ စသဖြင့် သိရပါမယ်။ Technical Wirterက အကြံပေးရပါမယ်။ အဲဒါမှ Business Function အလိုက် ပါကိုပါရမယ့် Business Process တွေ ထည့်စဉ်းစားမိပါမယ်။ အဲကမှ ဌာနရဲ့ Processတွေ အလိုက် SOP Titles ဘယ်နှခု ရေးမယ် သိပါမယ်။

အဲဒါဆို မှတ်လိုက်ပါမယ် SOPရေးဖို့ နံပတ်တစ် Business Flow ကို နားလည်ရမယ်။ Business Functionအလိုက် Business Processတွေ သတ်မှတ်ရမယ်။ အဲကမှ SOP Titles တွေရမယ်။
နံပါတ်နှစ်က Process  Titlesတွေအလိုက် အသေးစိတ်လုပ်ဆောင်ရမယ့် taskတွေကို စိစစ်ပြီး အဆင့်ဆင့် ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာကြည့်ရမယ်။  အဲဒီခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာမှုအပေါ်မူတည်ပြီး Taskတွေကို လုပ်ဆောင်ရမယ့် Instructionတွေကို အသေးစိတ်ရေးရမယ်။ အထက်မှာ တင်ပြခဲ့တဲ့ ထမင်းချက်ခြင်း ဥပမာကို ပြန် စဉ်းစားပါ။

အခု တင်ပြခဲ့တာတွေက SOP ရေးနည်း အကြမ်းလေးပါ။ စာရေးသူူ လုပ်ငန်းခွင်မှာ လုပ်ကိုင်ဖူးတဲ့ အတွေ့အကြုံ ၊ ဖတ်ဖူးတဲ့ စာအုပ်စာတမ်းတွေကို အခြေခံပြီး တင်ပြတာဖြစ်လို့ စာရေးသူ မမြင်နို်င်၊ မသိသေးတဲ့ SOPနဲ့ ပတ်သတ်တဲ့ အကြောင်းအရာတွေ အများကြီး ရှိနေအုံးမှာပါ။ အသေးစိတ်ရေးရင်တော့ စာအုပ် တစ်အုပ်စာ ထွက်လာပါလိမ့်မယ်။

 အခါအခွင့်ရရင် SOPရေးနည်း အနုပညာ စာအုပ်လေးလည်း ရေးချင်ပါတယ်။

''ညစ်ကြေးစပ်ယှဉ်၊ ပုထုဇဉ်သာ
ငါတို့မှာကား၊ အမှားဘယ်သို့
ရှိလေမြိုလိမ့်၊ ယွင်းချို့အက္ခရာ
ပျက်ယိုရာ၌ ၊ ပညာကြီးရှင်
ငြမ်းကောင်းဆင်၍၊ ပြင်စေသတည်း''  လို့ မုံရွေးဇေတဝန် ဆရာတော်ကြီးရဲ့  ဥတေနပျို့လာ စကားအတို်င်း စာရေးသူ၏ ချွတ်ချော်တိမ်းပါး အမှားအယွင်းကြောင့် စိတ်ကသိကအောက်ဖြစ်ရသော် ပညာရှင်ကြီးများအနေဖြင့် လမ်းမှန်ကို လမ်းညွှန်သင်ပြပေးဖို့ လေးစားစွာ ဂါဝရပြုပါတယ်။

သက်နိုင်ဝင်း
MBA (Human Resource Management)
Diploma in Human Resource Management
B.E (Information Technology)
B.Tech (Information Technology)
A.G.T.I (Information Technology)

thetnaingwin@intellectmyanmar.com
https://intellectmyanmar.com
Reference:

Tijo Kurien : How to develop a MODEL Standard Operating Procedure (SOP) for Scheduling (2020)
Mark Edelman : Writing & Editing SOPs and the Technical Writer (2003)
Kavya Mallur : A Quality Assurance Framework for Business Process Management (2015)
Arru Matteo: Use of Ontologies and Business Process Management Systems to Measure the Knowledge Fit of an Organisation (2018)
Brge Skjveland : Analyzing Business Process Management (2013)
https://tallyfy.com/
https://www.process.st/